Архивирование документов в организации

Архивирование документов Архивирование документов Архивирование документов сводится для любого юридического лица к выполнению основных задач, стоящих перед любым архивом. Так же не стоит забывать, что данная процедура требует многих знаний, усилий и времени. Более подробно рассмотрим в данной статье. Задачи архивирования документов Обеспечение сохранности и режима хранения документов.

Заключение Порядок архивации документов Каждая компания пользуется собственными уникальными правилами архивирования документации. Это является обязательным процессом, позволяющим сохранить важную документацию о деятельности предприятия. Конкретная политика документооборота и порядок архивирования закрепляются во внутренней локальной документации фирмы. Какие документы отправляются в архив Во время функционирования любой компании возникает множество документов, которые обязательно хранятся в архиве определенное количество времени.

Услуги по архивации документов в Москве

Утратившие свою силу в связи с закрытием дела Приказы и постановления от директоров и их заместителей Могут пригодиться для плановых проверок, судебных разбирательств Финансовые отчеты по выплатам и закупкам По которым уже были проведены все операции Документы на сотрудников Рекомендации, дипломы, аттестаты и повышения квалификации Другие бумаги, которые утратили информационную ценность Определяются предприятием индивидуально В небольших компаниях с маленьким оборотом можно обойтись без хранилища, для папок и отчетов выделяется отдельная комната, за которой следит секретарь.

В образовательных организациях и крупных предприятиях требуется архивация и хранение документов: подготовка, сортировка и распределение бумаг на срок не менее 10 лет; если нужно, дубликаты храниться на дисках и флэш-носителях. Эти способы архивации бумажных документов обеспечат сохранение информации — оборудованное хранилище поддерживает нужную температуру и влажность, поэтому чернила не выцветают, а бумага не портится.

Последовательность работ Перед тем, как архивировать документы, они подлежат предварительной обработке: разбиваются по группам, каждой из которых присваивается свой подзаголовок и индекс; бумаги формируются в папки с указанием количества; в каждой категории делаются отметки для облегчения поиска. Когда сделана подготовка, архивация документов проводится быстро — сотрудники находят дела по номеру и отметкам и передают на хранение.

Обычно такая процедура разбивается на дня, если сдается большой объем — составляется график: последовательность работ обязательно согласовывается с директором или его заместителем; для каждого дня делается отметка о том, какие именно бумаги будут перевозиться; при передаче наши сотрудники проверяют правила архивирования документов; при выявлении ошибок проводится редактирование и пополнение дела, на котором ставятся отметки; заканчивается оформление подписью актов о сдаче партии на хранение.

Обычно архивирование документов на предприятии проходит этапа, предварительно делается ревизия, при которой учитывается наличие документов и их количество. Если нужно, эту услугу можно заказать у нас. Правила работы с бумагами После того, как выполнено архивирование документов постоянного срока хранения они находятся под присмотром персонала.

Любой сотрудник или представитель организации может получить доступ для изучения содержания бумаг: после регистрации у администратора; по заявке, которая пишется на имя начальника архива; после ознакомления правилами поведения и ответственностью за порчу предоставленных документов.

При передаче каждый сотрудник должен быть аккуратным и помнить, что порча документов наказывается штрафными санкциями. Если обнаружиться, что организация не имеет хранилища, значит, нарушены правила архивации документов — компания должна будет выплатить государству до тыс. Другие тонкости архивирования У каждой крупной организации должно быть свое хранилище, при его отсутствии оформляются услуги архивации документов в фирме.

Бумаги располагаются только в оборудованных комнатах с вентиляцией и отоплением. Нельзя выбирать для складирования жилые здания или помещения, в которых находятся магазины, столовые, офисы.

Когда оформляется архивация документов стоимость зависит от сложности работ. Обычно организации сложно обеспечить должные условия для хранения бумаг. Архивация больших объемов Мы оказываем услуги по архивированию документов и помогаем с оформлением бумаг. Обращение к нам облегчает работу руководителю компании и его подчиненным: работаем с большими объемами, проводим быструю сортировку; соблюдаем сроки и не подводим клиентов; дублируем информацию на электронном носителе; обеспечиваем быстрый доступ к хранилищу по заявке; бережно относимся к документации и не нарушаем правил хранения.

Предлагаем свои услуги в столице — это архивация документов в Москве и Подмосковье. Позвоните нам или напишите на почту, мы ответим на все вопросы и постараемся заняться работой в ближайшее время! Поделиться в соц сетях:.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)

Архивирование документов постоянного срока хранения Компания ОРБ предлагает услуги по организации и хранению архива документов, благодаря. Архивирования бухгалтерских документов, личных дел и другой документации в организации. Этапы архивирования. Преимущества заказа хранения.

Существует перечень определенных категорий документов, которые подлежат хранению в архиве в строго установленном порядке. Учредительные, распорядительные документы, бухгалтерская отчетность, кадровая, специализированная и другая документация государственных, коммерческих юридических лиц различной сферы деятельности, временного и долговременного хранения подлежит архивации. Архивная обработка документов должна проводиться в обязательном порядке согласно действующему законодательству страны. В противном случае, учреждению грозят штрафные санкции. Документы из архива могут быть затребованы для составления отчетов, статистики, выполнения запросов граждан и предоставления сведений государственным органам, для подготовки информационных мероприятий, финансового анализа и пр. Кроме того, наличие архива позволяет сохранять документацию в порядке, иметь быстрый доступ к нужному документу либо к делу, даже по истечению нескольких лет. Какие документы организации можно архивировать Специалисты компании Reisswolf работают с документами разного типа — от кадровых до бухгалтерских. Именно от характера бумаг зависят сроки хранения и условия ликвидации. В большинстве случаев сроки варьируются от 1 года до 75 лет. Архивирование документов в организации делопроизводства осуществляется в трех основных направлениях: типовая номенклатура дел разрабатываются комитетами, министерствами, различными органами и учреждениями ; примерная номенклатура дел устанавливается примерный состав дел, и требования имеют рекомендательный характер ; индивидуальная номенклатура составляется сотрудниками компании и руководством структурных подразделений. Обязательному архивированию бухгалтерских документов и кадровых бумаг подлежат личные дела сотрудников предприятия, учредительная документация, распорядительные бумаги, бухгалтерская отчетность декларации, отчеты и пр. Сроки архивирования бухгалтерских документов зависят от их назначения. Например, данные налоговой учетной политики, приходные и расходные кассовые ордера, товарные накладные, инвентарные карточки учета, акты о списании хранятся 5 лет. Счета-фактуры на отгрузку продукции должны находиться в архиве 4 года. Архивирование кадровых документов осуществляется по особой схеме, а сроки строго соответствуют законодательству РФ: каждый трудовой договор должен храниться 75 лет; личные дела сотрудников — 75 лет; документы о предоставлении сотрудникам премии — 5 лет. Правильно организованное архивирование документов в организации делопроизводства — чрезвычайно важно для любого юридического лица, ведь от этого напрямую зависит скорость работы персонала и умение руководства предприятия подстраиваться под меняющиеся требования рынка. Основные этапы архивации документации Процесс архивирования бухгалтерских документов, личных дел и другой документации, подлежащей хранению в архиве, состоит из следующих шагов: Экспертиза ценности документов. На данном этапе определяется практическая, историческая и научная ценность и, соответственно, выборка документации, подлежащей хранению в архиве, а также определяется период хранения. Этап систематизации документации.

Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий: учредительные документы — являются правовой основой существования организации и определяют ее базовые юридические характеристики; распорядительные документы — носят императивный либо информационный характер, оформляются как правило от лица высшего руководства; документы по личному составу — затрагивают все возможные отношения, которые могут возникнуть между работником и работодателем; бухгалтерская отчетность — включает в себя первичные документы, отражающие осуществление организацией купли-продажи товаров и услуг; специализированная документация — внутренние нормативные акты, регулирующие основные аспекты деятельности организации и обеспечивающие согласованность работы ее структурных подразделений. В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы: документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе.

Архивная обработка документов по личному составу и основной деятельности В архивной деятельности есть свой сленг и термины, которые используются в нашей деятельности. Так вот: Архивация документов, Архивирование документов, и Архивная обработка документов это одно и тоже. Теперь о том, что это такое и для чего нужно более подробно: В деятельности любой организации вне зависимости от формы собственности формируются три условные группы документов: 1.

Архив документов

Архивирование документов постоянного срока хранения Архивирование документов постоянного срока хранения Обеспечение полной сохранности бумаг, безопасность их содержания и удобство доступа — одна из основных задач каждой серьезной организации. Компания ОРБ предлагает услуги по организации и хранению архива документов, благодаря чему вы без лишних хлопот и временных затрат сможете навести порядок в бумагах предприятия. Задача архивации — это помощь как руководителям, так и персоналу, ответственному за архивные работы. Этапы архивирования документов На сегодняшний день выполняется архивирование документов следующих типов: бумаг временного хранения с неистекшим сроком давности, дел по личному составу и документации, предназначенной для постоянного хранения. Если же бумаги не подлежат дальнейшему содержанию, выполняется их уничтожение.

Архивирование документов

Подготовка документов к передаче в архив Хранение документов в архиве В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет; проектной документации по капитальному строительству — 20 лет; технологической и конструкторской документации — 20 лет; патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет: научной документации — 15 лет; кино- и фотодокументов — 5 лет; видео- и фотодокументов — 3 года. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный муниципальный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. Подготовка документов к передаче в архив В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений.

Архивирование документов для последующей передачи заказчику на хранение Прайс-лист, стоимость архивирования документов Архивирование и хранение бухгалтерских документов необходимая процедура Вашего бизнеса.

Утратившие свою силу в связи с закрытием дела Приказы и постановления от директоров и их заместителей Могут пригодиться для плановых проверок, судебных разбирательств Финансовые отчеты по выплатам и закупкам По которым уже были проведены все операции Документы на сотрудников Рекомендации, дипломы, аттестаты и повышения квалификации Другие бумаги, которые утратили информационную ценность Определяются предприятием индивидуально В небольших компаниях с маленьким оборотом можно обойтись без хранилища, для папок и отчетов выделяется отдельная комната, за которой следит секретарь. В образовательных организациях и крупных предприятиях требуется архивация и хранение документов: подготовка, сортировка и распределение бумаг на срок не менее 10 лет; если нужно, дубликаты храниться на дисках и флэш-носителях. Эти способы архивации бумажных документов обеспечат сохранение информации — оборудованное хранилище поддерживает нужную температуру и влажность, поэтому чернила не выцветают, а бумага не портится. Последовательность работ Перед тем, как архивировать документы, они подлежат предварительной обработке: разбиваются по группам, каждой из которых присваивается свой подзаголовок и индекс; бумаги формируются в папки с указанием количества; в каждой категории делаются отметки для облегчения поиска.

Архивирование документов для последующей передачи заказчику на хранение

.

Архивация и хранение документов

.

Понятие и цель архивирования документов организации

.

Архивирование документов постоянного срока хранения

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: "Архив документов" - простой документооборот
Похожие публикации